(圖片取自網路)

佛蘭克‧B‧吉爾布雷斯  著/海鷗文化出版

 

〈章節大綱〉

有效的時間管理【談的以“理論”為主】

     明確目標    /分清輕重緩急  /制定計劃表    /立即行動

實踐【“實務”上的作法】

     重視條理與節奏    /增加時間效率    /學會休息    /時間管理總結

附錄【深層思考】

     好習慣是種力量    /性格與習慣養成

 

〈重要觀念〉

為甚麼要做時間管理?以冰塊與時間相比較,冰塊會漸漸融化,時間也會漸漸流失。問題是我們可以用冰箱來阻止冰塊的融化,但我們卻找不到任何方法來凍結,甚至是保存「時間」。

所以『時間是需要管理的,而管理需要技巧與方法… ,才能真正發揮時間的價值』。

什麼樣的方法呢?有幾個關鍵

 

第一、確定目標

時間觀與人生觀相關聯。時間屬於有崇高生活目標的人。

就以『龜兔賽跑』這個老掉牙的故事來說好了(註:這是我想到的,書上找不到),你覺得烏龜與兔子的目標一樣嗎?我覺得不太相同。

烏龜的目標就是先抵達終點,盡力而為。但先抵達終點顯然不是兔子的目標,反而“贏過烏龜就好”比較像是兔子的想法,所以兔子才沒有一路奔向終點,而是跑到一半在樹底下呼呼大睡,就這麼把時間給荒廢掉!由此可知有目標,我們才會珍視時間的價值。

作者也提到,好的目標應該具備四個要素:可信性─相信就會實現;清楚界定─愈具體明確愈好;強烈的欲望─敢想是達成目標的開始;生動地想像目標達成後的情形。換言之,“只有想不到,沒有做不到”!

另外,所謂的目標,還可以再區分為「輸出目標」與「能力目標」這二項。

輸出目標是具體可以衡量的,並且可以再加以區分為無數個小目標,像是金字塔一樣。假設我們小時後的人生目標是當選總統,那就可以往下區分,先考上台大法律系,然後加入民X黨,先選市議員,再選立法委員,當上市長,...,最後是總統。

而能力目標只代表達到這樣的輸出目標,你應該具備甚麼樣的能力!以上面這個例子來說,最好你有「親和力」,能跟三教九流的人哈啦;又有「揭弊力」,能展現你分析事物、搜查證據、調查不法的魄力;且有「領袖力」,要知道羅馬不是一天能完成的,當然也不是一個人可以完成的...(註:以上例子純屬虛構,如有雷同還祈見諒...)

所以「輸出目標」與「能力目標」是互相配合的。並且我們還要對目標「訂下期限、定期追蹤,達成後給予鼓勵」,就是所謂的『目標管理』啦!

 

第二、分清輕重緩急

這年頭大家大概都玩股票,不然也會買個基金、定存、跟會...啊,所以大家對於「資產配置」以及「投資報酬率」的觀念應該都不陌生,其實時間也是一樣。

我們每個人每天都有24小時,不多也不少,也不會有沒用完的問題。當資源是有限的(想像你只有一筆錢),想做的事情卻很多(子彈不足,可能宏達電或鴻海獲聯發科...總之祇能挑一二家先買吧?),就有「時間配置」的問題。

怎麼分配我們的時間?作者提出用「重要性高低」與「緊急性高低」來做區分,所以會存在下圖的四個區域。這裡所提的重要性有個衡量的標準,就是用你第一個步驟確定的《人生目標》來衡量,能協助我們達成目標的事情才叫做重要。

這四類事情,我想「重要且緊急」的應該優先處理,「不重要又不緊急(那種瞎忙與浪費時間的)」根本不要做,這二類都很好下判斷。那「重要但不緊急」與「不重要但緊急」這二類,你要先處理誰?

作者提到,大多數的人都會把「不重要但緊急」的事情先處理,結果反而“大事被小事給絆住”。事實上這類事情是救火的事情,對達成我們人生目標幫助有限,所以我們反而要花比較多時間在「重要但不緊急」的事情上,才能發揮時間的價值。

因此有個口訣:多做AB、少做C、不做D。(註:所以我們會說“輕重”“緩急”,而不是“緩急”“輕重”嘛!)

還有二個類似的觀念,讓我們強調「重要性」優於「緊急性」。一個是時間的『效力』與『效率』的分別。

所謂的效率(efficiency),就是用對方法很快把事情做好,英文稱:Do the thing right。所謂的效力(effectiveness),就是作正確的事情,英文稱:Do the right thing。

效力應該優先於效率,否則我們做的再好,也只是作虛功...你可以想像一個100公尺可以跑9秒以內的選手,槍響之後卻往反方向跑,有可能拿第一名嗎?因此英文說:Do the right thing right,就是要我們先去考量事情的重要性,而不是一股腦的急著去完成。

另一個觀念是「柏拉圖法則(Pareto Principle)」,一般習稱80-20法則。柏拉圖是義大利的經濟學者,他研究發現20%的義大利人擁有全國80%的所得,後來引申為《少數的關鍵》這種概念,例如你可以說我家80%的電話都是20%的人在講的,或是80%的髒亂來自20%的人...

引申來說,時間管理要能掌握住「重要的少數」,挑出重要的幾件事情先處理,就能有效的利用自己的時間。

 

第三、制定計劃表

凡事豫則立,不豫則廢,所以有計畫,更能有效的利用時間。

計畫表可以讓你運用記憶(潛意識)來達成目標;把巨大的目標一一分割,然後有系統的達成;把注意力集中在關鍵的事件上。

作者也提到「按時計酬者」會比「領月薪者」更能感受到時間的價值,就是因為時間被切割成更小的單位,並且與自己的所得相連結。所以善用時間者,就應該小單位的計畫時間如何運用。

計劃表有幾個原則,與目標表對照,隨時檢查,保持彈性;限制計畫的數目,不為次要的工作安排時間;今天下班前就要訂出明天的計畫。對於長期計畫(重要但不緊急),應該固定時間處理、設定中間進度、定期檢查成效、保持長期熱誠、並且確定大方向是正確的。

 

第四、立即行動

這個章節,讓我想起「春風化雨(Dead Poets Society,1989)」這部電影裡的經典對白:

Listening! Do you hear that?

Carpe diem, carpe diem.

Seize the day, boys.

Make your lives extraordinary!!

簡單說,就是『把握當下、及時行樂』。計畫只是白紙黑字,透過實踐人生目標才能栩栩如生的達成。過去是無法後悔的,未來是難以捉摸的,既然人生是沒有從頭來過的事情,當然要腳踏實地的把握住現在。

作者講到「一日作工一日功,一日不作工是十日空」,所以實踐是很關鍵的,養成良好習慣讓自己成為一個善用時間的人吧!

 

〈結論:一分鐘計畫〉

『我知道我所需處理的事情很多,但我的精力有限,一次只能處理一件事情。於是我按照所需處理的事情,按其重要性列一個順序表,然後一件一件地處理』

                   By 卡耐基...

 

 

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